เขียน Email อย่างไรให้ใครก็อยากอ่าน
การทำงานในปัจจุบันบ่อยครั้งที่จำเป็นต้องใช้ภาษาอังกฤษในการสื่อสาร เนื่องจากมีลูกค้าเป็นชาวต่างชาติหรือเป็นบริษัทจากต่างประเทศ หรือแม้แต่ในกรณีที่มี vendor เป็นบริษัทต่างชาติ ดังนั้นการเขียน e-mail หรือจดหมายก็คงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ บางคนอาจจะต้องส่ง e-mailเป็นประจำทุกวันอยู่แล้วจึงทำให้ค่อนข้างคุ้นเคยกับการใช้ภาษาอังกฤษในกรณีนี้ แต่หากคุณมีความจำเป็นจะต้องเขียน requirement หรือรายงานที่มีเนื้อหาค่อนข้างยาว คุณจะทำอย่างไร คุณจะเริ่มต้นมันอย่างไรกับกรณีเช่นนี้ วันนี้ บริติช เคานซิล มีหลักการง่ายๆมานำเสนอ เพื่อให้คุณได้ใช้เป็นแนวทางในการเขียนเนื้อหาที่ยาวที่มากกว่าการเขียน e-mail
1. พยายามใช้ประโยคที่เข้าใจง่ายและตรงประเด็น
คนไทยส่วนใหญ่มักชอบใช้ประโยคที่เป็น complex sentence พยายามผูกเรื่องราวทุกอย่างไว้ที่ประโยคยาวๆเพียงประโยคเดียวหรือใช้ประโยคในการอธิบายเยิ่นเย้อ สิ่งเหล่านี้ทำให้ประโยคนั้นเป็นประโยคที่เข้าใจยาก และมีโอกาสที่จะเขียนผิดไวยกรณ์เยอะมากๆ ดังนั้น วิธีการที่ถูกต้องสำหรับการเขียนรายงานหรือแม้แต่ requirement เป็นภาษาอังกฤษก็คือ เขียนด้วยประโยคที่ง่ายๆไม่ยาวและซับซ้อนจนเกินไปนั่นเอง
2. ใช้คำเชื่อมเพื่อช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจความเชื่อมโยงของเรื่องราว
การใช้คำเชื่อม หรือที่เราเรียกกันว่า Connecting จะสามารถช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจเรื่องราวที่คุณเขียนได้ดีขึ้น เนื่องจากคำเชื่อมเหล่านี้มักจะใช้ในการเชื่อมโยงสาเหตุและเหตุผล หรือลำดับขั้นตอน นอกจากนี้ ในกรณีของการเขียนบรรยายสิ่งใดๆก็ตาม การใช้การเปรียบเทียบหรือการเทียบเคียงกับของสิ่งอื่นก็เป็นไอเดียที่ดีในการเขียน ซึ่งมันจะทำให้ผู้อ่านเห็นภาพและเข้าใจสารที่คุณกำลังจะสื่อได้ง่ายขึ้น
3. พยายามอย่าใช้ Adverb มากเกินไปในการเขียนบรรยาย
คำ Adverb ใช้ได้ดีในการบรรยายสิ่งใดๆ หากแต่ถ้าถูกนำมาใช้ซ้อนกันเกิน 1 คำหรือนำมาใช้ในการเขียนบรรยายอาจจะดูไม่เหมาะสมกับภาษาเขียน หากแต่คุณสามารถใช้ได้ในภาษาพูด ยกตัวอย่างเช่น It is very obviously sign …. ประโยคในลักษณะนี้ ใช้ adverb มากและซ้ำซ้อนเกินไปและใช้ผิดหลักไวยกรณ์อีกด้วย ที่ถูกจะต้องเป็น It is an obvious sign… เป็นต้น
4. พยายามเขียนให้ Idea แต่ละอย่างจบภายใน 1 ย่อหน้า
ในกรณีที่ต้องเขียนรายงานเป็นภาษาอังกฤษ คุณควรจะกำหนดให้ว่าในแต่ละย่อหน้ามีเพียง 1 main idea อย่าพยายามใส่ทุกๆ idea ใน 1 ย่อหน้า เนื่องจากจะทำให้ผู้อ่านสับสน ทั้งนี้ในทางตรงกันข้ามอย่าพยายามแยกย่อหน้ามากจนเกินไปในกรณีที่คุณยังคงต้องการอธิบาย main idea เดิมอยู่
5. กฎการเขียนแต่ละข้อที่กล่าวข้างต้นสามารถปรับได้ตามความเหมาะสม
จากแนวทางทั้ง 5 ข้างต้น คุณสามารถนำมาใช้หรือไม่ทำตามก็ได้ตามความเหมาะสมของสิ่งที่คุณต้องการเขียน ยกตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการจะเขียนอธิบายการใช้งานเครื่องจักรสักเครื่อง โดยมีเรื่องราวที่ต้องการอธิบายเยอะมากๆ คุณสามารถแยกย่อหน้าเพิ่มขึ้นก็ได้ ถ้าหากคุณเห็นแล้วว่าย่อหน้าเดิมนั้นยาวเกินไป หรือแม้แต่การใช้ Adverb เองก็ตาม ทั้งนี้หากต้องการบรรยายว่า ระบบนี้ค่อนข้างมีประโยชน์มากทีเดียวสำหรับผู้ใช้งานที่ต้องการจะประมาณการ budget ของบริษัท เราจะสามารถเขียนได้ว่า This system is very useful for users who would like to estimate company budget. เป็นต้น
ทั้งหมดนี้เป็นหนึ่งในแนวทางที่คุณผู้อ่านแฟนบริติช เคานซิลสามารถนำไปปรับใช้ในการเรียนรายงานหรือการเขียน requirement ได้ในชีวิตการทำงาน ทั้งนี้ ยังมีเทคนิคและวิธีการอีกมากมายที่จะช่วยให้การเขียนภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจของคุณเป็นเรื่องง่าย บริติช เคานซิลมีคอร์สเรียนเพื่อพัฒนาศักยภาพด้านภาษาอังกฤษของคุณ เพื่อให้คุณมีความพร้อมสำหรับการทำงานและเพื่อความสำเร็จในอนาคตของตัวคุณ เข้าดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคอร์สเรียน myClass Plus ได้ที่นี่